Der Verhaltenskodex der KANN-Gruppe
1 Vorwort
Als 1927 gegründetes, mittelständisches Familienunternehmen mit Tradition genießt die KANN-Gruppe in der Öffentlichkeit, bei Geschäftspartnern und Mitarbeitern einen guten Ruf. Diesen Ruf möchten wir wahren. Wir legen daher Wert auf Integrität und haben einen hohen Anspruch an unser rechts- und regelkonformes Handeln und ethisch einwandfreies Verhalten.
Mit dem vorliegenden Verhaltenskodex bekennen wir uns für die KANN-Gruppe zu diesem Anspruch und unserer Verantwortung gegenüber unserem geschäftlichen und sozialen Umfeld sowie gegenüber unseren Mitarbeitern. Verstöße gegen den Verhaltenskodex werden, ebenso wie die Aufforderung zum Verstoß, nicht geduldet und mit den uns zur Verfügung stehenden Mitteln verfolgt und geahndet.
Die Geschäftsführung hat diesen Verhaltenskodex entwickelt und mit den Arbeitnehmervertretungen abgestimmt und gemeinsam beschlossen.
AGG Hinweis: Zur besseren Lesbarkeit und sprachlichen Vereinfachung wird nur die männliche Form (z.B. der Mitarbeiter, der Hinweisgeber) verwendet. Die Ausführungen sind jedoch geschlechtsneutral zu verstehen und beziehen sich gleichermaßen auf alle Geschlechter.
2 Ziele und Anwendungsbereich
Der vorliegende Verhaltenskodex ist für alle Führungskräfte und Mitarbeiter der KANN-Gruppe die verbindliche und verpflichtende Leitlinie ihres täglichen unternehmerischen Handelns.
Diese Regeln können nicht alle Probleme erfassen, sie legen aber Grundsätze fest, die für uns alle bei der Ausübung unserer beruflichen Tätigkeit gelten sollen.
Diesen Verhaltenskodex ergänzende konkrete Anweisungen zu speziellen Themen werden im Bedarfsfall in gesonderten Richtlinien festgelegt und gelten neben diesem Verhaltenskodex. Soweit solche Richtlinien bereits verabschiedet sind, kann die jeweils aktuell gültige Fassung über das Intranet im Bereich IKS eingesehen werden. In geschäftlichen Situationen, in denen dieser Verhaltenskodex unvollständig oder unklar erscheint, müssen wir gesundes Urteilsvermögen als auch gesunden Menschenverstand einsetzen und uns im Zweifelsfall mit Vorgesetzten beraten, wie die jeweilige Situation zu handhaben ist.
3 Verhalten im Geschäftsumfeld
3.1 Einhalten der Gesetze, Vorschriften und interner Regeln
An allen Standorten der KANN-Gruppe sind die jeweils geltenden Rechtsvorschriften, die „UN-Convention of International Bill of Human Rights“, die „UN Convention against Corruption“, die „Erklärung über die grundlegenden Prinzipien und Rechte am Arbeitsplatz“ der International Labour Organisation (ILO) sowie alle KANN-internen Regeln und Vorschriften (im Folgenden insgesamt „Normen“) einzuhalten.
Die geltenden Normen und Rechtsvorschriften sind in der aktuellsten Version im Intranet veröffentlicht.
Unternehmensleitung, Führungskräfte und Mitarbeiter der KANN Gruppe handeln nur dann im Unternehmensinteresse, wenn sie diese Normen beachten, und zwar auch dann, wenn dies aus Sicht des Einzelnen oder des Unternehmens strategisch und wirtschaftlich ungünstig oder unzweckmäßig erscheinen mag.
Von unseren Führungskräften erwarten wir aufgrund ihrer Funktion, dass sie diese Normen nicht nur in gebotener Form kommunizieren, sondern sie auch selbst vorleben (Vorbildfunktion) und bei ihren Mitarbeitern einfordern.
3.2 Fairer Wettbewerb
Die KANN-Gruppe ist von der Qualität ihrer Produkte, ihrer Innovationskraft, ihrer Integrität und der Leistungsfähigkeit ihrer Mitarbeiter überzeugt. Sie bekennt sich zu den Regeln der Marktwirtschaft und zu einem fairen, offenen Wettbewerb. Dies erwarten wir auch von unseren Geschäftspartnern und Wettbewerbern.
3.2.1 Wettbewerbsrelevante Absprachen
Bei allen Aktivitäten achtet die KANN-Gruppe darauf, die wettbewerbs- und kartellrechtlichen Prinzipien einzuhalten, d.h. keine marktrelevanten Absprachen zu treffen, insbesondere mit Wettbewerbern über Preise, Kapazitäten oder Wettbewerbsverzicht zu sprechen, keine Boykotthandlungen gegenüber Lieferanten oder Kunden vorzunehmen oder zu unterstützen sowie uns nicht an der Abgabe von Scheinangeboten bei Ausschreibungen oder an Absprachen zur Aufteilung von Kunden, Gebieten oder Produktionsprogrammen zu beteiligen.
Hierzu hat die KANN-Gruppe eine Kartell-Compliance-Richtlinie erlassen.
3.2.2 Keine Bestechung/keine Bestechlichkeit
Die KANN-Gruppe toleriert keinerlei Form von Korruption und lehnt jede Art von Bestechung ab.
Der Unternehmensleitung, den Führungskräften und den Mitarbeitern der KANN-Gruppe ist es untersagt, Geschäftspartnern, deren Angestellten oder Vertretern, Amtsträgern, Politikern oder Angehörigen der genannten Personengruppen Vorteile anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren als Gegenleistung für eine Bevorzugung bei dem Bezug von Waren, Leistungen oder Diensthandlungen.
3.2.3 Zahlungsverkehr
Zahlungen, welche die KANN-Gruppe für erhaltene Lieferungen und Leistungen veranlasst, werden bargeldlos direkt an den betreffenden Vertragspartner geleistet. Im Übrigen ist der Vorgesetzte über alle hiervon abweichenden Zahlungsvorgänge und/oder -vereinbarungen unverzüglich und im Vorhinein zu informieren.
3.2.4 Geschäftliche Anreize
Leistungsbezogene Kommissionen, Boni, Rabatte und unentgeltlich zur Verfügung gestellte Waren sind typische geschäftliche Anreize. Solche oder ähnliche Anreize dürfen ausschließlich unter Beachtung und Einhaltung der einschlägigen Normen gewährt oder angenommen werden. Die Gewährung und Annahme muss in jedem Einzelfall ethisch, rechtlich zulässig und sozialadäquat sein und ist schriftlich zu dokumentieren.
Dienstleistungsvergütungen, insbesondere in Form von Provisionen, die an Dritte, z. B. Vertreter, Makler, Berater oder andere Vermittler gezahlt werden, müssen in einem angemessenen Verhältnis zu der erbrachten Dienstleistung stehen und sind umfassend, vor allem hinsichtlich des Gegenstandes der vergüteten Tätigkeit sowie zur Fälligkeit, schriftlich zu dokumentieren.
Alle Vereinbarungen oder Nebenabreden, die sich auf eine direkte oder indirekte Gewährung von Vorteilen – gleich welcher Art – zugunsten einzelner Personen oder Organisationen im Zusammenhang mit der Vermittlung, Vergabe, Genehmigung, Lieferung, Abwicklung oder Bezahlung von Aufträgen beziehen (z.B. Kickbacks), sind verboten. Dies betrifft insbesondere Vereinbarungen mit Geschäftspartnern, deren Mitarbeitern oder Amtsträgern.
Dies gilt nicht für gelegentliche Einladungen und Geschenke, die von unbedeutendem finanziellen Wert sind und den auf geschäftlicher Ebene lokal üblichen Gepflogenheiten entsprechen. Voraussetzung für die Gewährung und Annahme solcher Einladungen und Geschenke ist jedoch stets, dass jeglicher Einfluss auf eine geschäftliche Entscheidung von vornherein ausgeschlossen werden kann.
3.2.5 Spenden und Sponsoring
Unentgeltliche Zuwendungen (Spenden) müssen stets transparent erfolgen, d.h. der Empfänger und die konkrete Verwendung durch den Empfänger müssen bekannt und nachvollziehbar sein. Beim Sponsoring ist darauf zu achten, dass zwischen der finanziellen Zuwendung und der vereinbarten Gegenleistung ein angemessenes Verhältnis besteht.
3.3 Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit
Wir orientieren uns an den Prinzipien der Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit. Die KANN-Gruppe ist sich der Knappheit der Ressourcen und der Verantwortung gegenüber zukünftigen Generationen bewusst. Die Beachtung der einschlägigen Umweltschutzgesetze ist Verpflichtung der Unternehmensleitung, der Führungskräfte und jedes Mitarbeiters.
Die Beachtung umweltrechtlicher Bestimmungen begleitet auch den Herstellungsprozess und den Lebenszyklus unserer Produkte. Bereits bei der Entwicklung, Auswahl der Materialien und Lieferanten sowie den Herstellungsprozessen legen wir hohe Maßstäbe an die Berücksichtigung ökologischer und umweltverträglicher Aspekte an.
3.4 Toleranz und Chancengleichheit
Die KANN-Gruppe arbeitet mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern unterschiedlicher Nationalitäten, Kulturen, Religionen und Lebensanschauungen zusammen. Der Umgang miteinander ist geprägt von Respekt, Toleranz, Wertschätzung, Fairness und Offenheit.
Die KANN-Gruppe lehnt Diskriminierung, Belästigung, Benachteiligung, Herabwürdigung oder anderweitige Verächtlichmachung, aber auch Bevorzugung ihrer Mitarbeiter oder Geschäftspartner aufgrund ihrer ethnischen Herkunft, ihres Geschlechts, ihrer Religion, ihrer Weltanschauung, ihrer politischen Gesinnung, einer Behinderung, des Alters, der sexuellen Identität oder sonstiger ethisch, sozialer und gesetzlich geschützter Merkmale ab.
Jegliche Form der Belästigung am Arbeitsplatz, insbesondere sexuelle Belästigungen, gleich welcher Art, ist generell verboten.
Führungskräfte sollen sich hier ihrer Vorbildfunktion bewusst sein und für ein diskriminierungs- und belästigungsfreies Arbeitsumfeld sorgen.
3.5 Auswahl von Geschäftspartnern
Die KANN-Gruppe wählt ihre Geschäftspartner nach rein sachlichen und wirtschaftlichen Kriterien aus und prüft alle Angebote ihrer Lieferanten fair und unvoreingenommen und entscheidet nach wirtschaftlichen Belangen. Bei Abweichungen hiervon aus bestimmten Gründen (Qualität, Service, langjährige Geschäftsverbindung, Bonität etc.) kann eine andere Entscheidung gerechtfertigt sein.
Mit Lieferanten und Vertriebspartnern kommt eine Zusammenarbeit nur dann in Betracht, wenn diese nach vergleichbaren Maßstäben arbeiten oder selber einen eigenen adäquaten Verhaltenskodex befolgen.
3.6 Vertraulichkeit von Informationen und Datenschutz
Sämtliche Informationen, die die Unternehmen der KANN-Gruppe und deren Geschäftspartner betreffen, werden vertraulich behandelt und dürfen Dritten nicht zugänglich gemacht werden, es sei denn, dass diese zuvor in zulässiger Weise öffentlich bekannt oder zugänglich gemacht wurden.
Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort.
Die KANN-Gruppe hält sich an die jeweils einschlägigen Datenschutz-bestimmungen.
Der zuständige Datenschutzbeauftragte unterstützt hierbei das Unternehmen. Sie finden die aktuellen Kontaktdaten zu unserem Datenschutzbeauftragen in Internet unter https://www.kann.de/datenschutzerklaerung/.
3.7 Rechnungslegung, Berichtswesen sowie Steuern und Zollbestimmungen
Die geschäftlichen Transaktionen müssen richtig, angemessen und fristgerecht erfasst werden. Wir stellen die Zuverlässigkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit unserer Bücher, Aufzeichnungen und Berichte in Übereinstimmung mit einschlägigen Normen, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und Überprüfungen sicher.
Wir halten die geltenden Steuer- und Zoll-/Exportbestimmungen einschließlich der Gesetze zur Verhinderung von Steuerbetrug ein.
4 Verhalten gegenüber Mitarbeitern
4.1 Führungskultur
Die KANN-Gruppe betrachtet ihre Belegschaft als wertvolles Kapital. Dementsprechend investiert sie in die Qualifikation und Kompetenz ihrer Mitarbeiter; Einsatz und Leistung werden besonders gefördert und belohnt. Basierend darauf hat die KANN-Gruppe ein Führungsverständnis entwickelt und kommuniziert. Danach ist jede Führungskraft u.a. aufgefordert, als Vorbild zu agieren und insbesondere im Umgang mit ihr zugeordneten Mitarbeitern wertschätzend, verlässlich und verantwortungsbewusst umzugehen.
4.2 Faire und sichere Arbeitsbedingungen
Gesundheit und Arbeitssicherheit sind fester Bestandteil unserer Geschäftsaktivitäten und die Bereitstellung sicherer und gesundheitsverträglicher Arbeitsplätze ist einer unserer Werte. Unser unternehmerischer Erfolg hängt von der physischen und geistigen Gesundheit unserer Mitarbeiter ab. Wir setzen große Anstrengungen und Aufwand daran, Risiken für unsere Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und weitere Dritte zu minimieren.
Die KANN-Gruppe toleriert und respektiert die Vereinigungsfreiheit, die Mitgliedschaft oder die Zugehörigkeit ihrer Mitarbeiter in sonstigen verfassungsrechtlich anerkannten Vereinigungen wie z.B. ordnungsgemäß gegründeten Gewerkschaften oder sonstigen die Interessen und den Schutz von Mitarbeitern vertretenden Verbänden. Nachteile entstehen für den einzelnen Mitarbeiter hierdurch seitens der KANN-Gruppe nicht.
4.3 Vermeidung von Interessenkonflikten
Ein Interessenkonflikt tritt auf, wenn private Interessen eines Mitarbeiters mit den Interessen des Unternehmens kollidieren. Diese müssen offengelegt werden und Mitarbeiter dürfen nicht an geschäftlichen Entscheidungen teilnehmen, wenn sie durch persönliche Interessen oder Beziehungen so beeinflusst werden könnten, dass es eine objektive Entscheidungsfindung behindern könnte oder als solche ausgelegt werden könnte.
Sämtliche vorgenannten Konstellationen sind vor Abschluss offenzulegen.
5 Umsetzen unseres Verhaltenskodex
Jeder einzelne von uns ist dafür verantwortlich, sich über die maßgeblichen Normen kundig zu machen. Dies schließt den vorliegenden Verhaltenskodex ein. Die Führungskräfte sind verpflichtet, eine wirksame Kommunikation zu gewährleisten und die Einhaltung zu überwachen.
Dies schließt insbesondere Schulungen zu bestimmten Themen und in speziellen Gefährdungsbereichen ein.
Gleichwohl sind Unternehmensleitung, Führungskräfte und Mitarbeiter verpflichtet, sich im Zweifel selbständig Informationen zu rechtlich und ethisch einwandfreiem Handeln zu besorgen. Der Vorgesetzte ist hier für Rückfragen ansprechbar. Das gilt insbesondere für Meldungen etwaiger Verstöße oder Verdachtsfälle.
Ein Mitarbeiter, der seine Führungskraft informiert oder Verstöße/Verdachtsfälle über den Vertrauensanwalt oder das elektronische Hinweisgebersystem (Hintbox) meldet, hat hieraus keinerlei Nachteile zu befürchten. Die Meldung ist streng vertraulich zu behandeln. Soweit erforderlich wird die KANN-Gruppe geeignete Maßnahmen treffen, die den betreffenden Mitarbeiter (oder: Informanten) vor Nachteilen schützen.
Die KANN-Gruppe stellt ein elektronisches Hinweisgebersystem (Hintbox) bereit. Mit diesem elektronischen System wird sichergestellt, dass Eingaben auch anonym erfolgen können.
Sie erreichen das Hinweisgebersystem unter dem nachfolgenden Link:
www.kann-gruppe.de/unternehmen/compliance/
Wir prüfen jede Meldung und gehen dieser konsequent nach. Die Ermittlungen erfolgen unter Einhaltung höchster Vertraulichkeit. Die gesammelten Informationen werden im Rahmen eines geschützten Prozesses bearbeitet und für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist.
Verstöße gegen den Verhaltenskodex können im Einzelfall neben arbeitsrechtlichen auch straf- oder zivilrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.